O valor da invoice chegou. Em vez do crédito em reais, veio um e-mail da instituição pedindo o contrato de prestação de serviço assinado, e o dinheiro ficou onde estava.
Quase sempre o pedido é lido como burocracia, ou como desconfiança da sua empresa. A razão é mais simples. A instituição precisa ligar aquela entrada de moeda estrangeira a uma causa, e o contrato é o documento que descreve a causa.
O que a operação de câmbio precisa ter por trás
Moeda estrangeira não vira real sozinha. Vira dentro de uma operação de câmbio, que tem contrato próprio, partes identificadas e um código de natureza que descreve para que a operação serve. Quem escolhe esse código é a sua empresa, e é um passo que já tratamos em o passo do câmbio que a contabilidade não cobre.
O código sozinho é uma declaração. O contrato é o que sustenta a declaração. Por isso o pedido chega redigido num vocabulário que soa fiscal e vem de uma área que não é a sua contabilidade.
Por que agora, se da outra vez ninguém pediu
Essa é a parte que mais confunde. A empresa recebe três ou quatro vezes sem que ninguém peça nada, e na quinta vem a exigência.
O artigo 7º da Resolução BCB 277/2022 permite à instituição requisitar ou dispensar informações e documentos comprobatórios conforme a avaliação que ela faz do cliente e das características da operação. Dispensar é decisão dela, tomada operação a operação. Não ter pedido uma vez não cria um direito de nunca mais pedir.
A régua por trás dessa avaliação vem da prevenção à lavagem de dinheiro. A Circular BCB 3.978/2020 obriga as instituições autorizadas pelo Banco Central a manter procedimentos para conhecer, identificar e qualificar seus clientes, nos artigos 13, 16 e 18. E o artigo 39 lista, entre as situações que precisam ser monitoradas e selecionadas para análise, as operações que, consideradas as partes e os valores envolvidos, apresentem incompatibilidade com a capacidade financeira do cliente. O contrato é o que explica a compatibilidade.
Daí vêm as situações em que o pedido costuma aparecer: valor fora da média da sua empresa, pagamento vindo de um nome diferente do contratante, contraparte nova, descrição de serviço genérica demais para sustentar o código escolhido, ou a primeira operação depois de meses sem movimento.
O que a instituição lê no contrato
Ninguém lê as trinta páginas. A leitura procura cinco coisas, e todas elas precisam conversar com a invoice que você emitiu, com os mesmos cuidados de invoice de exportação de serviço: o que precisa ter.
| No contrato | O que está sendo conferido | Onde a divergência aparece |
|---|---|---|
| As partes | Se quem assinou é quem paga lá fora e quem recebe aqui | O pagamento sai de outra empresa do grupo, ou a invoice está no nome fantasia e a conta na razão social |
| O objeto | Se o serviço descrito sustenta o código de natureza da operação | O contrato diz "consultoria", a nota fiscal descreve outra coisa e o código aponta para uma terceira |
| Valor e moeda | Se o valor que entrou cabe no que o contrato prevê | Contrato mensal de valor fixo e uma entrada muito acima dele, sem aditivo |
| Forma e prazo de pagamento | Se a entrada faz sentido no calendário combinado | Recebimento partido em parcelas que o contrato não menciona |
| Vigência e assinatura | Se o contrato estava em vigor na data em que o serviço foi prestado | Contrato vencido, ou assinado depois da invoice |
Nenhuma dessas divergências significa que a operação está errada. Todas significam que alguém vai precisar explicar, e explicar leva dias.
"Eu não tenho contrato assinado"
Boa parte das PJs de tecnologia e das agências nunca assinou um documento com esse nome. O que existe é um master service agreement com ordens de serviço por projeto, uma proposta aprovada por e-mail, um aceite dentro da plataforma do cliente, ou um cadastro de fornecedor com termos padrão que ninguém leu.
Todos esses conjuntos descrevem uma relação comercial. Quem decide se o conjunto serve como comprovação é a instituição, dentro da mesma avaliação que o artigo 7º permite a ela fazer. Pergunte por escrito qual conjunto de documentos ela aceita para a sua natureza de operação, e arquive a resposta. Pergunta genérica costuma voltar com resposta genérica.
Contrato em inglês é a dúvida seguinte, e a resposta também é da instituição. Pergunte junto se ela exige tradução e em qual formato, antes de a próxima invoice sair.
O documento fica dez anos guardado
Depois que você manda, o contrato não some. O artigo 8º da Resolução BCB 277/2022 manda a instituição conservar as informações da operação e os documentos coletados pelo prazo mínimo de dez anos, contados do término do exercício em que ocorre a contratação ou, se houver, a liquidação. A Circular 3.978/2020 fixa prazo mínimo equivalente para os registros de operações que ela exige, no artigo 67.
Isso muda o que você manda. O contrato que sobe hoje é o que vai explicar essa operação daqui a alguns anos, para alguém que não estava na negociação e não vai te ligar para perguntar. Confira se a versão que você tem em mãos é a assinada e vigente, e não a minuta que ficou na pasta de downloads.
Como fazer o pedido parar de travar a operação
O pedido não vai deixar de existir. Pode deixar de custar dias.
Monte uma pasta por cliente com o contrato assinado, as ordens de serviço ou propostas aprovadas, as invoices emitidas, as notas fiscais correspondentes e os comprovantes das operações de câmbio já fechadas. Quando a instituição pedir, você responde no mesmo dia, em vez de caçar o e-mail em que o cliente aprovou o escopo.
E se o pedido já chegou e a resposta vai demorar, avise a instituição do prazo. Valor parado tem estados diferentes, com donos diferentes, e saber em qual deles a sua operação está muda o que dá para fazer, como está em o dinheiro chegou do exterior e não caiu na conta.
Antes da próxima invoice
- A razão social do contrato é a mesma da invoice e a mesma da conta que recebe?
- O objeto do contrato descreve o serviço com as palavras que a nota fiscal usa?
- Quem paga lá fora é quem assinou?
- O contrato estava vigente na data em que o serviço foi prestado?
- A versão arquivada do seu lado é a assinada?
- A sua instituição já disse, por escrito, qual conjunto de documentos aceita?
Se você fatura em dólar há mais de um ano e nunca recebeu esse pedido, abra a pasta do seu maior cliente e responda as seis perguntas hoje. O pedido costuma chegar quando a operação está em cima de um prazo, e é aí que cada resposta que falta custa mais caro.
Este texto tem um enfoque puramente educacional e não configura nenhuma indicação de investimentos ou relacionado. Dispor dinheiro ou suas finanças em qualquer forma de investimento configura um risco real e deve ser tratado com extrema seriedade.